ІНСТРУКЦІЯ ПО ЗАПОВНЕННЮ ТА ПОДАННЮ ЗВІТУ 1-ДФ

ПОДАТКОВОГО РОЗРАХУНКУ СУМ ДОХОДУ, НАРАХОВАНОГО (СПЛАЧЕНОГО) НА КОРИСТЬ ФІЗИЧНИХ ОСІБ, І СУМ УТРИМАНОГО З НИХ ПОДАТКУ В  ПРОГРАМІ “СОНАТА

Загальний процес по заповненню та поданню Звіту 1-ДФ  у програмі “Соната” можна визначити наступними етапами:

  • Створення у програмі звіту, який буде подаватися у електронному вигляді.
  • Заповнення звіту необхідними даними та збереження його до переліку звітів програми.
  • Підписання сформованого звіту за допомогою ЕЦП/КЕП.
  • Відправлення  підписаного звіту до ДПС.
  • Отримання з ДПС квитанцій до надісланих звітів.

Створення Звіту 1-ДФ

Для створення в програмі нового звіту заходимо в Меню -> Створити -> Новий звіт, або натискаємо на кнопку “Звіти” (виділена синім шрифтом) і вибираємо закладку “Новий звіт”. Після цього відкривається вікно створення звіту “Вибір бланку” (Рисунок 1.1). В даному вікні зверху необхідно обрати звітний рік (до прикладу – 2019) та період (в нашому випадку – ІІІ квартал  2019), а також стан звіту – Звітний / Початковий. В лівій частині вікна знаходиться список доступних розділів звітності (Єдине вікно, Податкова служба, ФСС, ін.). Подвійним кліком розкриваємо розділ “Податкова служба”. Після цього даний розділ розгортається на підрозділи. Знаходимо підрозділ “1-ДФ” і вибираємо його. Праворуч відображаються Звіт 1-ДФ, який стосуються обраного звітного періоду. Вибираємо його шляхом проставлення галки ☑ в колонці “Чаркод”.. Після цього стає активною кнопка  “ОК” в правій нижній частині вікна. Натискаємо її. Вікно  “Вибір бланку” закривається і відкривається бланк Звіту 1-ДФ, який   можна в зручному режимі заповнювати. 

Рисунок 1.1 Вікно створення звіту

Заповнення звіту необхідними даними та збереження його в переліку звітів програми

Звіт 1-ДФ складається із загальної частини та двох розділів, призначених для відображення сум доходу та податку на доходи фізичних осіб і військового збору. Поля загальної частини  звіту частково заповнюється автоматично (Рисунок 2.1). Це дані з профілю, який був створений при встановленні і налаштуванні програми “Соната”. 

Автоматично було заповнено:

  • податковий номер  або серія та номер паспорта самозайнятої фізичної особи (1010101017);
  • відмічена відповідне поле знаком  Х  – “Самозайнята особа” (звіт подається фізичною особою-підприємцем);
  • вказано значком 𝙑 тип документу –  “Звітний”;
  • заповнено  прізвище ім’я по батькові самозайнятої особи (Мирний Олександр Максимович);
  • вказано податкову адресу самозайнятої фізичної особи (43020, м. Луцьк, вул. Рівненська, 89);
  • заповнено найменування  контролюючого органу до якого подається декларація (ГУ ДПС у Волинській області, Луцьке управління, Луцька ДПІ (м. Луцьк);
  • зазначено  звітний період, “3 квартал” та “2019”.

Рисунок 2.1 Заповнення загальної частини Звіту 1-ДФ

Таким чином у загальній частині звіту лишається заповнити поле “Стор.” – вказуємо “1”., поле “Порція” вносимо “1”, а також внести дані про кількість працівників працювало у звітному періоді за трудовими договорами (контрактами) і скільки за цивільно-правовими договорами.(автоматично в обох клітинках програма вказала “0”). Ці дані необхідно буде внести після заповнення Розділу І. Варто відзначити, що кожне поле в яке вносяться дані (виділене кольором) має підказку яка з’являється при затриманні курсору над ним. Підказка зазвичай складається з двох частин: код поля (згідно з форматом електронних документів державної установи) та опис формату (інформація щодо виду даних поля). 

Розглянемо два варіанти заповнення Розділу І і Розділу ІІ Звіту 1-ДФ. 

І варіант: підприємець є платником єдиного податку 2 або 3 групи без найманих працівників і здійснював виплати у звітному періоді фізичним особам-підприємцям за придбані товари, роботи  та послуги у безготівковій чи готівковій формі. 

ІІ варіант: підприємець є платником єдиного податку 2 або 3 групи з найманими працівниками і не здійснював виплати у звітному періоді фізичним особам-підприємцям за придбані товари, роботи  та послуги у безготівковій чи готівковій формі. 

Вихідні  дані заповнення  Розділу І та Розділу ІІ Звіту 1-ДФ за 3  квартал 2019 р. для І варіанту:

  • у третьому кварталі 2019 у підприємця Бондаренко С.С. було придбано і оплачено товар на суму 5000,00 грн.;
  • у підприємця Сидоренко В.В. товар був придбаний у третьому  кварталі, а оплата буде здійснена у четвертому кварталі у розмірі 4500,00 грн.
  • підприємцю Філіпенку С.П. у третьому кварталі виплачено аванс за виготовлення торгового обладнання для магазину у розмірі 6000,00 грн., роботи будуть завершені в четвертому кварталі.

На основі вихідних даних заповнюємо Розділ І. У правій частині відкритого бланку натискаємо на кнопку “Додати рядок”. З’являється рядок, який можна заповнювати. Графа 1 буде заповнюватися автоматично. Графу 2 можна заповнювати двома способами:

  1. ручним введенням податкового номеру (або серію і номер паспорту, якщо підприємець немає податкового номеру);
  2. вибором підприємця з довідника контрагентів.

Другий спосіб зручний при систематичному роботі з постійними контрагентами. Довідник контрагентів можна заповнити з самого бланку звіту шляхом натискання кнопки – вибір (в бланку в графі 2 їх дві, натискаємо другу по рахунку, оскільки перша призначена для найманих працівників). Довідник також можна заповнити попередньо в профілі  програми. У верхньому правому кутку програми натискаємо “Профіль організації”, вибираємо кнопку редагувати , у вікні Профілю організації, яке відкрилося знаходимо вкладку  “Контрагенти”, вибираємо її. Справа відкривається журнал. У верхній частині журналу натискаємо “Додати”. Відкривається вікно “Редагування контрагента” (Рисунок 2.2). Заповнюємо всі необхідні дані (найменування, код ДРФО, серію та номер паспорту та інші у разі необхідності). Натискаємо “ОК”. Контрагент збережений і тепер він відображається в журналі (Рисунок 2.3).

Рисунок 2.2 Редагування контрагента

Рисунок 2.3 Вибір контрагентів

Отже натискаємо  кнопку (другу за рахунком) у графі 2 і вибираємо контрагентів згідно вихідних даних, додаючи необхідну кількість рядків кнопкою “Додати рядок”.

Заповнюємо графи 3а і 3. По підприємцю Бондаренко С.С. (7777777777) товар було придбано і оплачено у звітному (3 кварталі) тому у графі 3а (“Сума нарахованого доходу”) і графі 3 (“Сума виплаченого доходу”) вказуємо 5000,00 грн. У підприємця Сидоренко В.В. (55555555555) товар був придбаний у третьому  кварталі, а оплата буде здійснена тільки у четвертому. Тому суму в розмірі 4500,00 грн. ми відображаємо тільки у графі 3а – “Сума нарахованого доходу”. Підприємцю Філіпенку С.П. у третьому кварталі виплачено аванс за виготовлення торгового обладнання для магазину у розмірі 6000,00 грн., роботи будуть завершені в четвертому кварталі. Отже в цьому випадку заповнюється графа 3 – “Сума виплаченого доходу” (Рисунок 2.4).

Графи 4а і 4 (Сума утриманого податку, нарахованого і перерахованого) не заповнюються, оскільки з даних господарських операцій ми не утримуємо і не оплачуємо податок. 

Графу 5 можна заповнити двома способами: ввести вручну або натиснувши кнопку і  зайти в довідник ознак доходів. Для виплат вказаних в звіті необхідно вибрати ознаку доходу “157 – Дохід виплачений самозайнятій особі” (Рисунок 2.4).

Графи 6, 7, 8 не заповнюються, оскільки вони передбачені тільки для найманих працівників. Також не заповнюється графа 9 – передбачена для подання уточнюючих звітів.

Розділ ІІ при вказаних виплатах також не заповнюється. 

Отже основні дані заповнені. У верхньому лівому кутку програми знаходимо кнопку “Розрахунок”. Натискаємо її. Програма після цього підраховує загальні підсумки по Графах  3а, 3, 4а і 4,  заповнює дані про кількість рядків і кількість фізичних осіб у Розділі І, а також кількість сторінок (Рисунок 2.4). Після цього натискаємо кнопку “Перевірка коректності”. Якщо звіт заповнений вірно, то з’явиться інформаційне повідомлення “Звіт заповнений коректно”. Якщо будуть знайдені помилки, то в такому випадку виправляємо їх згідно підказок і повідомлень на червоному фоні. Виправивши ще раз перевіряємо звіт.

Рисунок 2.4. Заповнення Розділу І і ІІ (І варіант)

Вихідні  дані заповнення  Розділу І та Розділу ІІ Звіту 1-ДФ за 3  квартал 2019 р. для ІІ варіанту:

У звітному періоді 3 квартал 2019 р. працювало три працівники, яким заробітна плата виплачувалася у встановлені терміни: 

  • Петренко Петро Петрович (1111111111) відпрацював повний квартал, йому нараховано і виплачено заробітної плати  12519,00 грн., утримано податку на доходи фізичних осіб 2253,42 грн.
  • Іваненко Іван Іванович (2222222222) прийнятий на роботу у 3 кварталі 2019 р. (18.07.2019 р.), нараховано і виплачено заробітної плати 5987,35 грн., утримано податку на доходи 1077,72 грн.
  • Щаслива Світлана Іванівна (3333333333) звільнена з роботи у 3 кварталі (06.09.2019 р.), нараховано і виплачено заробітної плати 9140,85 грн., утримано податку на доходи 1645,43.

На основі вихідних даних заповнюємо Розділ І. Заповнювати можна  трьома способами:

  1. ручним введенням; 
  2. вибором з довідника співробітників;
  3. автоматичним заповненням.

При заповнення звіту першим і другим способом у правій частині відкритого бланку натискаємо на кнопку “Додати рядок”. З’являється рядок, який можна заповнювати. За першим способом усі дані вводяться вручну. За другим способом співробітника можна вибрати з довідника співробітників заповнивши його попередньо або під час створення звіту. Для цього натискаємо кнопку – вибір (в бланку в графі 2 їх дві, натискаємо першу по рахунку, оскільки друга  призначена для контрагентів). Відкривається журнал співробітників. Але зручніше заповнити довідник перед створенням звіту. Для цього у верхньому правому кутку програми натискаємо “Профіль організації”, вибираємо кнопку редагувати , у вікні Профілю організації, яке відкрилося знаходимо вкладку  “Співробітники”, вибираємо її. У верхній частині ставимо галочку перед написом “Наявні співробітники”. Справа відкривається журнал співробітників.. У верхній частині журналу натискаємо “Додати”. Відкривається вікно “Редагування працівника” (Рисунок 2.5). Заповнюємо всі необхідні дані (прізвище, код ДРФО, серію та номер паспорту, ознаку соціальної пільги та інші у разі необхідності). Також у даному вікні, перейшовши у вкладку “ЄСВ”, заповнюємо дати прийняття/звільнення працівника. Натискаємо “ОК”. Співробітник  збережений і тепер він відображається в довіднику співробітників. Вносимо дані по інших працівниках.

Рисунок 2.5 Редагування співробітника

Отже, коли довідник співробітників заповнений для заповнення Розділу І Звіту 1-ДФ можна скористатися третім способом – автоматичним заповненням. Для цього у верхній правій частині програми натискаємо кнопку “Додатково”, тиснемо її і в переліку функцій, які відкрилися вибираємо “Імпорт з довідника співробітників”. Після цього з’являється вікно з інформаційним повідомленням: “Імпорт даних може змінити значення заповнених полів звіту. Бажаєте продовжити?”, натискаємо – “Так”. Імпорт здійснено успішно. Отже автоматично заповнено:

  • графа 2 – “Податковий номер або серія та номер паспорта*”
  • графа 5 – “Ознака доходу” ( “101” – заробітна плата, нарахована, виплачена);
  • графа 6 – дата прийняття на роботу (заповнюється тільки на тих працівників, які у звітному періоді були прийняті на роботу);
  • графа 7 – дата звільнення з роботи (заповнюється тільки на тих працівників, які у звітному періоді були звільнені з  роботи);
  • графа 8 – “Ознака податкової соціальної пільги”.

Вручну заповнюються графи 3а, 3, 4а і 4 на основі нарахованого і виплаченого доходу (вихідні дані). По Петренко Петру Петровичу (1111111111) у графі 3а зазначаємо –   12519,00. У графі 3 вказуємо також 12519, оскільки заробітна плата виплачувалася у встановлені терміни. У графі 4а і 4 вносимо суму податку утриманого нарахованого і виплаченого –  2253,42 грн. Ідентично вносимо дані і по інших співробітниках.

Графа 9 не заповнюється (передбачена для подання уточнюючих звітів).

Отже основні дані заповнені. У верхньому лівому кутку програми знаходимо кнопку “Розрахунок”. Натискаємо її. Програма після цього підраховує загальні підсумки по графах  3а, 3, 4а і 4 , заповнює дані про кількість рядків і кількість фізичних осіб у Розділі І, а також кількість сторінок (Рисунок 2.6).

Рисунок 2.6. Заповнення Розділу І і ІІ (ІІ варіант)

Розділ ІІ заповнюємо на основі підсумку по Розділу І. Всього нарахованого і виплаченого доходу за підсумками граф 3а і 3 Розділу І – 27647,20. Вказану суму у Розділі ІІ вказуємо у рядку “Військовий збір” (Рисунок 2.6). Крім того у графах “Загальна сума утриманого податку, збору утриманого, перерахованого” проти вищевказаного рядка вносимо – 414,71 ( 27647,20 * 1,5%). Згідно вихідних даних Розділ ІІ заповнено. 

У загальній частині звіту у графі “Працювало за трудовими договорами (контрактами)” вносимо цифру “3” (оскільки у звітному періоді нараховувався і виплачувався дохід трьом працівникам). За  цивільно-правовими договорами до працівників не було, тому зазначаємо “0”.

Заповнення звіту завершене, але він ще потребує перевірки коректності. Натискаємо на кнопку  “Перевірка коректності”.  Якщо десь у тілі звіту знайдеться помилка, то поряд помилковим полем з’явиться підказка щодо цього на червоному фоні. Знайдені помилки необхідно виправити і ще раз перевірити. 

Переходимо до збереження. У верхній лівій частині програми на вкладці нашого звіту натискаємо  на значок ❌(закрити). З’являється вікно з запитанням: “Документ було змінено. Зберегти зміни перед закриттям?”. Натискаємо “Так”. Таким чином заповнений і перевірений звіт потрапляє у перелік створених у програмі документів стає доступним у вкладці “Звіти” (Рисунок 2.7)

Якщо підприємець є платником єдиного податку 2 або 3 групи з найманими працівниками і здійснював  виплати у звітному періоді фізичним особам-підприємцям за придбані товари, роботи та послуги у безготівковій чи готівковій формі, то в такому випадку звіт заповнюється даними даними як з першого так і з другого варіанту.

Рисунок 2.7. Збережений звіт

Підписання сформованого документу ЕЦП 

Заповнений і збережений  звіт можна підписати декількома способами. У вкладці “Звіти” знаходимо  збережену Декларацію, виділяємо її і натискаємо у верхній частині програми кнопку “Підписати”(Рисунок 2.7). Звіт підписаний. Також можна підписати документ із вкладки “Звіти”, виділити його і натиснути правою кнопкою мишки,  вибрати пункт контекстного меню “Підписати”(Рисунок 3.1)

Ще один варіант, це підписувати прямо у вікні редагування документу (відкритий документ), для чого потрібно натиснути кнопку “Підписати”

Після підписання звіт неможливо редагувати, проте підпис можна зняти (аналогічно підписанню) вибором кнопки “Зняти підпис” (у вікні редагування документу) або вибором контекстного меню “Зняти підпис” (у вкладці “Звіти”).

Рисунок 3.1 Підписання звіту через натискання правою кнопкою мишки (контекстне меню)

Відправлення підписаного звіту до контролюючих органів.

Підписаний (захищений) Звіт 1-ДФ можна відправити до контролюючого органу кнопкою “Відправити” у вікні редагування бланку або, вибравши аналогічний пункт контекстного меню при натисненні на документ правою кнопкою мишки у вкладці “Звіти”. Після натискання кнопки “Відправити” з’являється вікно з запитанням: “Ви бажаєте відправити обрані звіти контролюючих органів?”. Натискаємо “Так”(Рисунок 4.1). Після цього відкривається вікно з інформацією: “Звіт успішно відправлено до контролюючих органів”. 

Рисунок 4.1. Відправлення документу

Отримання квитанцій з контролюючого органу щодо відправленого звіту.

Щоб завантажити квитанції натискаємо кнопку “Перевірити пошту”, яка знаходиться у правому верхньому куті програми. Після цього відкривається вікно перевірки вхідних повідомлень (Рисунок 5.1):

Рисунок 5.1 Перевірка вхідних повідомлень.

Після  закінчення процесу перевірки у цьому вікні можна побачити кількість отриманих квитанцій. Кнопка “Детально” відкриває вікно з детальним описом процесу прийняття листів, де можна побачити подробиці та причини помилок обробки пошти, якщо вони мали місце. Отримані квитанції та повідомлення можна побачити у вкладці “Квитанції”, де вони відображені загальним списком, а також у вкладці “Звіти”, де кожна квитанція закріплюється за відповідним звітом.

Існують кілька видів відповідей на електронні документи звітності, які відправляються автоматично з сервер (шлюзу) контролюючого органу:

  • Повідомлення – означає, що документ успішно прийнято сервером державної установи;
  • Квитанція № 1 – означає, що підписи документу було перевірено та успішно розшифровано. Якщо квитанція прийшла без поміток або з позначкою “із зауваженнями”, то документ пройшов перевірку підписів. Якщо наявна позначка “не прийнято”, то виникла проблема технічного характеру (подробиці в тексті квитанції). 
  • Квитанція № 2 – означає, що ваш звіт розглянутий автоматичною системою контролю звітності. Вона може інформувати як про успішне подання документу, так і про якісь помилки, допущені при його заповненні (подробиці в тексті квитанції).

У разі необхідності повторного відправлення звітів (отримано Квитанцію № 1 “не прийнято” або Квитанцію № 2 з інформацією про помилки) потрібно зробити копію відповідних не прийнятих документів  (правий клік по звіту, в контекстному меню обрати ”Створити копію” або “Створити копію поточного періоду”).  При цьому змінюється номер документу в цьому періоді. Це потрібно для того,щоб звіт пройшов під новим номером на прийомному шлюзі і нові квитанції закріплювалися за ним. Виправляємо звіт згідно інформації зазначеної в квитанціях, перевіряємо, зберігаємо, підписуємо і відправляємо повторно.

Звіти і квитанції у програмі можна роздруковувати. Для цього необхідно вибрати необхідний документ і натиснути на піктограму зображення принтера у верхній лівій частині програми.