ІНСТРУКЦІЯ ПО ЗАПОВНЕННЮ ТА ПОДАННЮ СКАСОВУЮЧОГО І ДОДАТКОВОГО ЗВІТУ З ЄСВ У РАЗІ ВИЯВЛЕННЯ ПОМИЛКИ

В ПРОГРАМІ “СОНАТА”

У разі виявлення помилки у Звіті ЄСВ у реквізитах (крім сум), що стосується страхувальника або працівників, подаються скасовуючі документи, тобто страхувальник повинен сформувати та подати Звіт за період, який містить перелік таблиць Звіту (титульний аркуш),  відповідну таблицю із зазначенням типу форми “скасовуюча” з відомостями, які були помилкові, на одного або декількох працівників та відповідну таблицю із вказанням типу форми “початкова” з вірними відомостями. При цьому Таблиця 6 Додатка 4 (Звіт ЄСВ) має містити дані щодо кожного працівника окремо. 

Звіт, сформований для виправлення помилок за попередні звітні періоди, не має містити таблиць 1-4 Додатка 4. При цьому внесення змін до сум нарахованої заробітної плати або доходу при формуванні і поданні скасовуючих документів не допускається.

Звіт ЄСВ зі статусом “Додаткова” використовується для виправлення відомостей про застрахованих осіб, якщо у Додатку 4 за попередній період не було зазначено працівника, з яким  було укладено або розірвано трудовий договір. Звіт зі статусом “Додаткова” можливий лише для Таблиці 5 та Таблиці 7 і подається після закінчення звітного періоду.

Загальний процес по заповненню та подачі Звіту ЄСВ – “Скасовуючого”, “Додаткового” у програмі “Соната” можна визначити наступними етапами:

  • Створення у програмі звіту з ознакою “Скасовуючий”.
  • Створення у програмі звіту з ознакою “Додатковий”.
  • Підписання сформованих звітів за допомогою ЕЦП/КЕП.
  • Відправлення  підписаних звітів до ДПС.
  • Отримання з ДПС квитанцій до надісланих звітів.

Створення Звіту ЄСВ з ознакою “Скасовуюча”

Припустимо, що у поданому Звіті ЄСВ за період вересень 2019 р. було виявлено помилки: 

  • Щаслива Світлана Іванівна була звільнена 11.09.2019 р., а в звіті за вересень 2019 р. вказано – 10.09.2019 р.;
  • Петренко Петро Петрович – не правильно  вказаний ідентифікаційний номер (2222222222 замість 222222233).

Помилки виявлені в жовтні 2019 р. – після закінчення звітного періоду. Отже необхідно подати Звіт ЄСВ (Додаток 4) з ознакою “Скасовуючий”. 

По працівнику Щасливій С.І. помилку допустили не тільки в Таблиці 5 Звіту ЄСВ, але також у Таблиці 6. Оскільки в Таблиці 5 відображаються дані про початок і кінець трудових відносин, то в Таблиці 6 в графі 15 зазначено кількість днів перебування у трудових відносинах. По вищевказаному працівнику вказано 10 днів, а необхідно – 11. Отже по працівнику Щаслива С.І. необхідно буде створити два звіти: 

  • перший:
  • Титульний аркуш (перелік таблиць Звіту) із типом форми “скасовуюча”;
  • Таблицю 5 (тип форми “скасовуюча”) із помилковими даними;
  • Таблицю 5 (тип форми “початкова”) із правильними даними; 
  • другий:
  • Титульний аркуш (перелік таблиць Звіту) із типом форми “скасовуюча”;
  • Таблицю 6 (тип форми “скасовуюча”) із помилковими даними;
  • Таблицю 6 (тип форми “початкова”) із правильними даними. 

Крім того  Таблиця 6 повинна містити дані за кожною застрахованою особою окремо, тобто при наведених вище вихідних даних необхідно створити ще третій звіт по Петренко П.П., а саме:

  • Титульний аркуш (перелік таблиць Звіту) із типом форми “скасовуюча”;
  • Таблицю 6 (тип форми “скасовуюча”) із помилковими даними;
  • Таблицю 6 (тип форми “початкова”) із правильними даними. 

Для створення в програмі Звіту ЄСВ з ознакою “Скасовуюча” можна скористатися двома способами. Перший: необхідно зайти  в Меню -> Створити -> Новий звіт. Після цього відкривається вікно створення звіту “Вибір бланку” (Рисунок 1.1). В даному вікні зверху необхідно обрати звітний рік (згідно прикладу – 2019) та період (в нашому випадку – вересень 2019, оскільки помилка була зроблена у звіті за даний період ), а також стан звіту – Уточнюючий / Скасовуючий. В лівій частині вікна знаходиться список доступних розділів звітності. Відкриваємо розділ “Єдине вікно”. Знаходимо підрозділ “ЄСВ” і вибираємо його. Праворуч відображаються назви звітів, що стосуються обраного нами розділу та звітного періоду. Вибираємо звіт “Е04-Звіт про суми нарахованої  заробітної плати і суму нарахованого єдиного податку” шляхом проставлення галки ☑ в колонці “Чаркод”. При цьому автоматично проставляються галки в Таблиці 1 і Таблиці 6.  Але оскільки виправляється помилка, то допущена в Таблиці 5, галки з Таблиць 1 і 6 прибираємо. Вибираємо Таблицю 5 (Рисунок 1.1).  Після натискання кнопки “ОК” в правій нижній частині вікно “Вибір бланку” закривається і відкривається три вкладки:

  • Титульний аркуш (перелік таблиць Звіту) із типом форми “скасовуюча”;
  • Таблицю 5 (тип форми “скасовуюча”);
  • Таблицю 5 (тип форми “початкова”); 

Рисунок 1.1 Вікно створення звіту

Другим варіантом створення “Уточнюючого/Скасовуючого” звіту з ЄСВ є відкриття його на підставі даних вже поданого звіту, який необхідно виправити.  На поданому звіті за період який потребує коригування, натискаємо правою кнопкою мишки і обираємо пункт “Створити скасовуючий ЄСВ” і далі ту Таблицю 5 у дані якої потрібно внести зміни (Рисунок 1.2). В результаті відкриються ті ж самі три вкладки, що і в першому варіанті.

Заповнюємо Таблицю 5 з типом «скасовуюча», Щасливої С.І. з неправильною датою звільнення (Рисунок 1.3). Вводимо дані, які були подані у Звіті ЄСВ за вересень 2019 р. натискаючи на кнопку “Додати рядок” і вибираємо за допомогою значка відповідного працівника з “Довідника співробітників”. Заповнюємо інші необхідні поля, а саме графу 8 – Категорія особи. (в нашому випадку 1- Наймані працівники (з трудовою книжкою). У графі 11 вказуємо неправильну дату звільнення – 10. У графі 16  вказуємо  документ про кінець трудових відносин (Наказ № 22 від 10.09.2019 р.). У графі 17 – Підстава для припинення трудових або цивільно-правових відносин вибираємо з довідника – ст.36 п.1 КЗпПУ.  Натискаємо на кнопку “Перевірка коректності”.  Якщо десь у тілі звіту знайдеться помилка, то поряд з помилковим полем з’явиться підказка щодо цього на червоному фоні. Знайдені помилки необхідно виправити і ще раз перевірити. 

Переходимо до заповнення  Таблиці 5 з типом «початкова». Заповнюємо усе ідентично Таблиці 5 з типом «скасовуюча»  тільки у графі 11 зазначаємо правильну дату звільнення – 11 (Рисунок 1.4). Перевіряємо.

Рисунок 1.2 Створення звіту через натискання правою кнопкою мишки (контекстне меню)

Рисунок 1.3 Заповнення Таблиці 5 з ознакою “Скасовуюча”

Рисунок 1.4 Заповнення Таблиці 5 з ознакою “Початкова”

Переходимо на титульний аркуш з  ознакою “Скасовуючий”. На титульному аркуші можна самостійно відмітити наявні таблиці або натиснувши кнопку “Розрахунок” у верхній лівій частині програми. Також перевіряємо коректність як на попередніх етапах (Рисунок 1.5).

Рисунок 1.5 Заповнення Титульного аркуша з ознакою “Скасовуюча”

Зберігаємо заповнений звіт.  У верхній лівій частині програми тиснемо на знак розгортання біля піктограми збереження (у вигляді дискети). Вибираємо “Зберегти всі”. Усі заповнені звіти збережені. Почергово  натискаємо на значок закрити кожної таблиці. Таким чином заповнений і коректний  звіт потрапляє у перелік створених у програмі документів стає доступним у вкладці “Звіти”.

За аналогічним алгоритмом створюємо Звіт з ЄСВ з ознакою “Скасовуюча” для інших помилок вказаних у вихідних даних. По працівнику Щаслива С.І. створюємо Таблиці 6 з ознакою “скасовуюча”, “початкова” і титульним аркушем,  де виправляємо помилку в графі 15 –  кількість днів перебування у трудових відносинах з 10 на 11

Також по працівнику Петренко П.П. формуємо Таблиці 6 з ознакою “скасовуюча”, “початкова” і титульним аркушем,  де виправляємо неправильно  вказаний ідентифікаційний номер – 2222222222 на  222222233 (графа 8 Таблиці 6).

При чому заповнюємо їх так, щоб суми, вказані в графах  17-21 Таблиці 6 з ознакою “скасовуюча” дорівнювали сумам в графах 17-21 Таблиці 6 з ознакою “початкова”. При формуванні і наданні Таблиці 6 Звіту ЄСВ з позначкою “початкова” у звіті за формою “скасовуюча” зміни в сумових показниках (графи 17-21) не допускаються.

Перевіряємо і зберігаємо звіти.

Створення Звіту ЄСВ з ознакою “Додаткова”

Припустимо, що у поданому Звіті ЄСВ за період вересень 2019 р. не було відображено даних  про укладання трудового договору з працівником Степаненко С.С. (прийнятий на роботу 30.09.2019 р.).  В такому випадку необхідно створити уточнюючий звіт ЄСВ з ознакою “Додатково”, який використовується для виправлення відомостей про застрахованих осіб, якщо у Додатку 4 за попередній період не було зазначено застраховану особу з якою було укладено чи розірвано трудовий договір. Звіт зі статусом “Додатково” можливий лише для Таблиці 5 та Таблиці 7. Подається після завершення звітного періоду. Помилку за вересень виявлено у жовтні. Отже формуємо звіт. Для створення в програмі Звіту ЄСВ з ознакою “Додатково” заходимо   в Меню -> Створити -> Новий звіт. Після цього відкривається вікно створення звіту “Вибір бланку”. В даному вікні зверху необхідно обрати звітний рік (згідно прикладу – 2019) та період (в нашому випадку – вересень 2019, оскільки помилка була зроблена у звіті за даний період ), а також стан звіту – Звітний / Початковий. Відкриваємо розділ “Єдине вікно”. Знаходимо підрозділ “ЄСВ” і вибираємо його. Праворуч вибираємо звіт “Е04-Звіт про суми нарахованої  заробітної плати і суму нарахованого єдиного податку” шляхом проставлення галки ☑ в колонці “Чаркод”. При цьому автоматично проставляються галки в Таблиці 1 і Таблиці 6.  Але оскільки метою створення Звіту ЄСВ з ознакою “Додатково” , галки з Таблиць 1 і 6 прибираємо. Вибираємо Таблицю 5.   Після натискання кнопки “ОК” в правій нижній частині вікно “Вибір бланку” закривається і відкриваються  дві вкладки:

  • Титульний аркуш (перелік таблиць Звіту) із типом форми “початкова”;
  • Таблиця 5 (тип форми “початкова”).

Заповнюємо Таблицю 5  на працівника який не був включений в Звіт ЄСВ за вересень 2019 р. Степаненко С.С.  Перш за все в Таблиці 5 змінюємо тип форми з “початкова” на “додаткова” (Рисунок 2.1). Натискаючи на кнопку “Додати рядок” і вибираємо за допомогою значка відповідного працівника з “Довідника співробітників”. Заповнюємо інші необхідні поля, а саме графу 8 – Категорія особи. (в нашому випадку 1- Наймані працівники (з трудовою книжкою). У графі 11 вказуємо дату прийняття – 30. У графі 16  вказуємо  документ про початок трудових відносин (Наказ № 23 від 29.09.2019 р.).  Натискаємо на кнопку “Перевірка коректності”.  Якщо десь у тілі звіту знайдеться помилка, то поряд з помилковим полем з’явиться підказка щодо цього на червоному фоні. 

Рисунок 2.1. Заповнення Таблиці 5 з ознакою “Додаткова”

Переходимо на титульний аркуш. Змінюємо   ознаку “Початкова” на  “Додаткова”. На титульному аркуші можна самостійно відмітити наявні таблиці або натиснути кнопку “Розрахунок” у верхній лівій частині програми. Також перевіряємо коректність як на попередніх етапах (Рисунок 2.2).

Рисунок 2.2 Заповнення Титульного аркуша з ознакою “Додаткова”

Зберігаємо заповнений звіт.  У верхній лівій частині програми тиснемо на знак розгортання біля піктограми збереження (у вигляді дискети). Вибираємо “Зберегти всі”. Усі заповнені звіти збережені. Почергово  натискаємо на значок закрити кожної таблиці. Таким чином заповнений і коректний  звіт потрапляє у перелік створених у програмі документів та стає доступним у вкладці “Звіти”.

Підписання сформованого документу ЕЦП 

Заповнені і збережені звіти можемо підписувати декількома способами. У вкладці “Звіти” знаходимо  збережені Звіти ЄСВ (за наших вихідних умов звітів створено чотири). В усіх створених звітів стан – Уточнюючий. Підписати їх можна як по одному так і разом. Для того щоб підписати разом  утримуємо на клавіатурі клавішу Ctrl вибираємо мишкою кожен звіт. Потім  натискаємо у верхній частині програми кнопку “Підписати”. Так як Звіт ЄСВ “пакетний”, то підписуються відразу всі таблиці. Також можна підписати виділені документи із вкладки “Звіти”, натиснувши правою кнопкою мишки,  вибрати пункт контекстного меню “Підписати” (Рисунок 3.1).

Після підписання звіт неможливо редагувати, проте підпис можна зняти (аналогічно підписанню) вибором кнопки “Зняти підпис” (у вікні редагування документу) або вибором контекстного меню “Зняти підпис” (у вкладці “Звіти”).

Рисунок 3.1 Підписання звіту через натискання правою кнопкою мишки (контекстне меню)

Відправлення підписаного звіту до контролюючих органів.

Підписані (захищені) Звіти ЄСВ можна відправити до контролюючого органу кнопкою “Відправити” у вікні редагування бланку або, вибравши аналогічний пункт контекстного меню при натисненні на документ правою кнопкою мишки у вкладці “Звіти”. 

Отримання квитанцій з контролюючого органу щодо відправленого звіту.

Щоб завантажити квитанції натискаємо кнопку “Перевірити пошту”, яка знаходиться у правому верхньому куті програми. Після цього відкривається вікно перевірки вхідних повідомлень (Рисунок 4.1):

Рисунок 4.1 Перевірка вхідних повідомлень.

Після  закінчення процесу перевірки у цьому вікні можна побачити кількість отриманих квитанцій. Кнопка “Детально” відкриває вікно з детальним описом процесу прийняття листів, де можна побачити подробиці та причини помилок обробки пошти, якщо вони мали місце. Отримані квитанції та повідомлення можна побачити у вкладці “Квитанції”, де вони відображені загальним списком, а також у вкладці “Звіти”, де кожна квитанція закріплюється за відповідним звітом.

Існують кілька видів відповідей на електронні документи звітності, які відправляються автоматично з серверу (шлюзу) контролюючого органу:

  • Повідомлення – означає, що документ успішно прийнято сервером державної установи;
  • Квитанція № 1 – означає, що підписи документу було перевірено та успішно розшифровано. Якщо квитанція прийшла без поміток або з позначкою “із зауваженнями”, то документ пройшов перевірку підписів. Якщо наявна позначка “не прийнято”, то виникла проблема технічного характеру (подробиці в тексті квитанції). 
  • Квитанція № 2 – означає, що ваш звіт розглянутий автоматичною системою контролю звітності. Вона може інформувати як про успішне подання документу, так і про якісь помилки, допущені при його заповненні (подробиці в тексті квитанції).

У разі необхідності повторного відправлення звітів (отримано Квитанцію № 1 “не прийнято” або Квитанцію № 2 з інформацією про помилки) потрібно зробити копію відповідних не прийнятих документів  (правий клік по звіту, в контекстному меню обрати ”Створити копію” або “Створити копію поточного періоду”). З’являється вікно з питанням про те, що Звіт має додатки, чи створювати їх. Тиснемо “Так”. При цьому змінюється номер документу в цьому періоді. Це потрібно для того, щоб звіт пройшов під новим номером на прийомному шлюзі і нові квитанції закріплювалися за ним. Виправляємо звіт згідно інформації зазначеної в квитанціях, перевіряємо, зберігаємо, підписуємо і відправляємо повторно.